档 案 馆 简 介

［　下　载　］　　　　

　　学校在百余年的办学历程中，形成了特色鲜明的优良校风，各项管理工作也都有各自的优良传统，并取得了突出的工作业绩，学校的档案管理工作亦是如此。近年来，学校党委和行政领导班子在致力推动学校事业迅速发展的同时，非常重视学校档案事业的同步发展，在学校档案事业发展的每一个关键时期，都给予了强有力的领导和全面支持。学校历届领导班子中，都有一名领导分管档案工作，从无间断。分管领导能经常深入档案工作实际之中，指导工作，解决问题，形成了学校档案工作得以迅速发展的强有力的保障。
　　省档案局（馆）等上级领导部门的领导也经常到学校检查、指导我校的档案工作，在制度建设、业务规范、人员培训、发展方向等方面给予了全面地关心、支持和鼓励。在兰各高校及其他行业档案部门的领导和专家也经常到我校参观访问，给我校的档案工作给予了无私的指导和帮助，这些都是我们做好本校档案工作不可多得的良好外部条件。
　　在学校党政的重视和强有力领导下，在上级领导部门的支持下，档案工作取得了良好的成绩。比如，2003年国家档案局、国家档案馆授予学校档案馆“全国档案工作优秀集体”荣誉称号，次年，学校档案馆又通过了“科技事业单位档案管理国家二级”和“甘肃省档案工作示范单位”等国家和省级两项档案管理资质认证，更进一步推动了学校档案工作的发展。
　　学校集中管理档案的机构成立于上世纪五十年代。1957年，学校成立了档案室，隶属于党办、校办领导。1988年，成立了综合档案室，挂靠在校长办公室领导。2000年7月，学校在内部管理体制改革中，为了使档案工作更加适应学校事业发展，同时提升档案管理的水平和质量，成立了档案馆，实现了对全校各类档案的集中统一和规范管理。
　　档案馆是学校的直属业务单位，正处级建制。是永久集中保存本校各类档案、提供利用的科学、文化事业机构，又是学校档案工作职能管理部门，承担负责制定学校档案工作长期规划、年度计划、管理制度并组织实施的职责；承担了解全校档案工作情况，向学校提供工作情况信息，提出改革意见和建议的职能；承担对全校各单位档案工作进行监督、检查、指导、人员业务培训和宣传教育的职能。
　　档案馆有独立的馆舍，库房坚固安全，基本符合学校档案保管的要求。馆舍建筑面积600多平方米，办公室及库房实际使用面积400多平方米。各类设备齐全，基本满足目前工作需要。现馆藏有建校以来（从1930年起）的党群、行政、教学、科研、基建设备、出版、产品、财会、声像、人事、学生等门类的档案资料共85334卷（件、袋），储存收集和转化的电子档案287052条。
　　档案馆内设办公室、文书档案室、财会档案室、科技档案室、人事档案室、教学档案室、网络信息室、学生档案室、编研室等工作部门。有专职工作人员9名，聘任馆长1名，副馆长2名。学校各单位还聘用兼职档案人员61名。这支队伍学历高，工作能力强，年富力强，结构布局合理，完全能满足学校目前档案工作的需求，并能保证学校档案事业的可持续发展。
　　1、坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，坚决贯彻党的路线、方针、政策，坚持档案工作的正确方向。为了使档案工作适应新时期高等教育事业发展的需要，学校党委和行政非常重视档案工作，每年将全校的档案工作作为一项重要内容列入工作要点，年终按规定要求进行检查和评估。学校主管领导定期深入到档案工作单位指导工作，了解工作开展情况，及时发现和解决工作中存在的问题。学校分管领导经常以召开档案工作会议、业务骨干座谈会等形式，在具体研究探讨档案业务的同时，强调要注重档案收集的及时性和完整性，确保档案管理的安全性和保密性，教育和要求档案工作人员要人认真学习邓小平理论和“三个代表”重要思想，刻苦钻研档案业务，在平凡的档案工作岗位上努力实践“三个代表”重要思想，档案工作领导干部要以高度的党性、严谨的作风和创新的精神，改进管理方式，改变工作作风，增强服务意识，提高管理水平，确保学校档案工作为学校各方面工作提供准确可靠、便捷高效的服务。
　　2、坚持不断改革和完善档案工作管理体制，使其充分发挥工作职能，更好地为学校的中心工作服务。2000年7月以前，学校的各类档案一直由各工作部门和学校综合档案室分别负责管理，并各自开展具体保管和利用工作。2000年，学校在内部机构改革工作中，为了充分发挥档案在学校事业发展中的作用，本着科学管理、规范收集、确保安全、方便利用的原则，大力对学校档案管理体制进行改革，决定将原来分散多头管理的文书、教学、财会、科技、学生、干部人事、声像等档案进行集中收集、整理、保管，实行专业化规范管理。在此基础上，成立了学校处级建制的档案馆，档案馆下设各类专门档案工作室，配备了强有力的领导班子和业务水平高、工作责任心强的工作人员。
　　3、坚持认真贯彻执行档案工作的政策法规，注重制度建设。在实行学校档案工作体制改革的同时，我们明确认识到，档案工作有其独到的重要性和操作规范，要管理好档案，必须依法治档，必须按规章制度办事。近年来，我们在认真学习贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《甘肃省档案管理条例》等法规及甘肃省档案局、国家教育部等上级部门有关档案管理的一系列规定的同时，学校党政非常注重制度建设，学校档案馆先后制定出台了《档案管理办法》、《档案馆工作职责》、《档案工作人员守则》、《档案管理保密办法》等管理制度40余项，并不断修订和完善，编印了《档案工作法规要览》、《西北师范大学档案管理制度汇编》等文件汇编读本，供全校相关人员学习和查用。坚持工作制度上墙，进行宣传和警示。在日常工作中，档案馆严格要求档案工作人员按规章制度办事，并建立了完善的监督机制，设计了科学合理的工作程序。由于学校重视法规宣传教育工作，制度健全，纪律严明，档案馆落实措施有力，所以近年来在档案工作中未出现泄密、毁坏档案等违法违纪现象，有力地保证了学校档案工作的顺利开展。
4、努力进行档案管理基础设施建设，坚持要求材料收集归档及时，信息准确齐全，整理规范，保管安全可靠，利用率高的工作目标。学校在教学用房十分紧张的情况下，为档案馆解决了建筑面积600余平方米的独立馆舍，库房坚固，布局合理，消防设施齐全，使之达到了档案保管的基本要求。近5年来，学校先后共投入近80余万元用于档案馆的设施改造和业务工作，其中专项投入50余万元，先后购置了如计算机、扫描仪等档案专用设备100余台（件），密集架88组，铁皮柜800多个等。
学校特别重视档案的安全保管工作，每年都投入资金进行安全设施建设和改造。档案馆制定了多项安全管理制度，成立了义务消防队，每个人都签订安全责任书，划定了安全责任区。学校档案馆不断改进工作作风，提高服务水平和质量，积极开展利用工作，如在近两年中，共接待查阅近10000人（次），查阅档案近30000卷（件），利用查准率在96%以上。学校对各类档案收集、整理、利用、保管有严格的规定， 档案馆近年来未出现任何工作差错，达到了学校要求的档案材料收集归档及时全面，信息准确可信，整理科学规范，保管安全可靠，利用便捷高效的工作要求。
　　5、注重建设一支高素质的档案专业管理干部队伍。在进行管理体制改革和制度建设的同时，为了做好档案管理工作，学校非常重视建设一支高水平的、稳定的档案专业管理干部队伍。档案馆组织工作人员定期开展业务学习，开展科研活动，还重视通过外出培训等途径提高他们的业务素质， 5年来人均外出培训学习3次以上。档案馆现在职人员近两年共在省级以上刊物上公开发表档案专业论文、文章17篇，承担完成科研项目2项。学校关心和重视解决档案专职工作人员的生活待遇和职务、职称待遇，坚持津贴分配与学校同级人员相同。学校给档案馆配备了强有力的领导班子和较高素质的工作人员。现9名工作人员中，全部具有大专以上学历，其中本科6人，硕士1人； 9人全部具有专业技术职称，其中副高2人，中级5人，7人具有档案专业职称，1人为副研究馆员；有党员7名，处级干部3人。
学校各学院、各单位、机关各部门负责档案收集整理的兼职档案工作人员有60余名。学校坚持定期举行全校兼职档案工作人员培训班提高他们的业务水平。学校定期对全校档案管理工作成绩突出的单位和个人进行表彰，同时总结和通报全校档案工作。
　　6、坚持开展档案信息化建设，已取得明显成效。为了更进一步推动学校档案工作的可持续发展，实现档案的现代化管理，为学校整体事业的发展提供高质量的服务，学校于2004年5月根据国家有关规定，印发了《西北师范大学电子文件归档与管理暂行办法》，对电子文件收集、积累、归档、移交、整理、保管、利用等做出了具体规定和要求。同时，大力提高档案管理的现代化水平，先后给档案馆购置了专业服务器、高配置计算机、扫描仪、数码照相机、刻录机等档案现代化管理和信息化建设的配套设备。档案馆购置了现代化档案管理软件，建成了区域网，并制作了西北师范大学档案馆网页，于2001年开通并连接到国际互联网上进行宣传和提供服务。同时，档案馆根据学校要求，制定了信息化建设规划，组织人力，大力开展信息化转化工作。截止目前，共实现收集、转化信息28余万条。使提供利用工作更加便捷和有效，为今后的信息化建设工作打下了坚实的基础。